22 quy tắc gửi email giúp tạo ấn tượng tốt

Có thể mọi người đã từng nghe qua câu “Don’t sweat the small stuff”, nghĩa là đừng cáu gắt vì những điều nhỏ nhặt. Điều này đúng trong một số khía cạnh của cuộc sống – nhưng với email, “sweat the small stuff” chính xác là những gì mình nên làm.

Tại sao chúng ta cần những quy tắc cho email?

Việc mắc lỗi ảnh hưởng nghiêm trọng đến cách khách nhìn nhận bạn, họ cho rằng đó là do chưa có tâm, không không khéo và không đáng tin so với những email không mắc lỗi. 

Nếu bạn đọc một email bị lỗi chính tả, thường sẽ có 2 suy nghĩa như sau:

  • Người gửi không biết chính tả và ngữ pháp cơ bản
  • Người gửi không quan tâm lắm để xem lại trước khi gửi

Điều này là dấu hiệu không tốt cho mối quan hệ về sau. Vì vậy, để tránh những khách hàng tiềm năng đi đến những kết luận này về bạn, dưới đây là một vài mẹo về quy tắc viết email mà mọi chuyên gia (đặc biệt là những khách hàng phải đối mặt) nên biết và làm theo.

Quy tắc email chỉ ra những gì phù hợp và những gì không phải khi bạn gửi tin nhắn cho khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh, đồng nghiệp, người quản lý hoặc người quen. Chúng giúp bạn tránh những thông tin sai lệch và sai lầm. Hãy kiểm tra những tiêu chuẩn hiện đại dưới đây.

1. Giữ giọng văn chuyên nghiệp

Đôi lúc, sau khi liên hệ với khách hàng qua cuộc gọi đầu tiên, bạn vẫn chưa hiểu rõ họ lắm, vì vậy nên tạo tiêu đề có tính mô tả và gửi kèm một lời chào chính thức. Bạn có thể gợi nhắc về cuộc trò chuyện trước đó với sự thân thiện và xác nhận lại các thông tin đã trao đổi.

2. Tránh tiêu đề mơ hồ

Dòng tiêu đề của email không cho khách hàng tiềm năng biết bất cứ điều gì về nội dung – vậy tại sao họ lại mở nó? Ngoài ra, lời chào quá bình thường, không có gì được cá nhân hóa về chính email và không có xác nhận thông tin được đưa vào.

3. Sử dụng dấu câu email thích hợp

Dấu câu là tinh tế khi bạn sử dụng nó một cách chính xác và rõ ràng. Đừng làm cho người nhận của bạn khó chịu – ghi nhớ các quy tắc này và tuân thủ đúng đắn nhé. 

Dấu chấm câu

Mỗi dòng nên kết thúc bằng dấu chấm câu cuối, tức là dấu chấm, dấu chấm hỏi hoặc dấu chấm than. Nếu bạn bỏ qua dấu chấm câu cuối, có vẻ như bạn chưa bao giờ hoàn thành suy nghĩ của mình.

Dấu chấm phẩy (;)

Một dấu chấm phẩy cũng có thể kết nối hai câu độc đáo, nhưng có liên quan. Nó không thể hoạt động như dấu phẩy được.

Dấu phẩy (,)

Một trong những lỗi phổ biến nhất là thêm dấu phẩy sai chỗ. Dưới đây là các quy tắc quan trọng nhất:

Sử dụng trước khi một từ dùng để kết nối hai mệnh đề độc lập (và, nhưng, cho, hoặc, cũng không, vì vậy).

Tôi đã làm việc với một khách hàng tương tự vào năm ngoái, và tỷ lệ mở của họ tăng 20% ​​trong một tháng.

Sử dụng sau một mệnh đề phụ thuộc ở đầu câu.

Sau khi cải thiện dòng chủ đề của họ, tỷ lệ mở được cải thiện đáng kể.

Sử dụng để phân tách các mục trong một danh sách.

Tôi tập trung vào độ dài email, khả năng đọc và nội dung.

Dấu câu

Có một vài cách khác nhau để kết thúc câu chào của bạn (dòng đầu tiên của email nơi bạn đề cập người nhận).

Nếu đó là một email chính thức, hãy sử dụng dấu hai chấm.

Cô Frost thân mến:

Nếu đó là một email tương đối bình thường, hãy sử dụng dấu phẩy.

Aja thân mến,

Và nếu bạn đang có quan hệ thân thiết với ai đó, bạn có thể sử dụng dấu gạch ngang.

Xin chào Aja –

Dấu chấm than

Hạn chế sử dụng dấu chấm than như đối với dấu chấm hỏi. Nhiều dấu chấm than dễ dẫn đến tình trạng quá khích và quá mức.

“Cảm ơn một lần nữa vì cuộc trò chuyện hữu ích ngày hôm qua! Tin vui, tôi đã nói chuyện với Tài chính và chúng tôi rất vui được đi! Không thể chờ đợi để làm việc cùng nhau!”

Nói chung, dấu chấm than không được coi là rất chuyên nghiệp. Vì vậy, hãy để chúng cho tin nhắn cho bạn bè.

4. Luyện tập ngữ pháp vững

Trừ khi bạn dành toàn tâm toàn ý cho việc học ngữ pháp, đôi lúc bạn vẫn sẽ bị mắc lỗi. Hãy tránh xa các lỗi cơ bản nhất về mặt diễn đạt.

5. Bỏ qua biểu tượng cảm xúc trong email

Nghiên cứu cho thấy biểu tượng cảm xúc trong email công việc có hại đến danh tiếng: Chúng làm trông kém năng lực hơn (và không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến mức độ thân thiện cả).

6. Giữ tiêu đề có tính mô tả và ngắn gọn

Dòng tiêu đề nên được mô tả và tương đối ngắn. Lý tưởng nhất, nó sẽ cung cấp cho người nhận một ý tưởng tốt cho dù họ muốn mở tin nhắn của bạn.

7. Chọn lời chào cẩn thận

Ở trên, chúng ta đã thảo luận về những dấu câu để sử dụng trong lời chào. Bạn cũng cần chọn một lời chào – có thể chính thức hoặc không chính thức, tùy thuộc vào người nhận và mối quan hệ. 

Đa phần, một lời chào ngẫu nhiên là thích hợp. Bạn sẽ tạo nên văn phong thân thiện, thoải mái và tự tin giao tiếp.

8. Tạo ấn tượng tốt bằng kết thúc email.

Kết thúc email đúng cách sẽ bổ sung cho văn phong và nội dung email của bạn. Vì đó là điều cuối cùng mà người nhận đọc, dòng này ảnh hưởng đến ấn tượng lâu dài của họ.

9. Kiểm tra kỹ tên người nhận của bạn

Kiểm tra kỹ càng bạn đã viết đúng tên người nhận.

Và đừng rút ngắn tên của họ trừ khi đó đã là chữ ký được dùng. Ví dụ, nếu một người ký tên với biệt danh thì bạn có thể dùng biệt danh đó để xưng hô với họ, còn không thì cần tránh dùng tên thân mật.

10. Sử dụng chữ in đầu câu

Khi bạn đang viết một email chuyên nghiệp, hãy sử dụng chữ in đầu câu, khác với khi bạn có thể tuỳ ý so với việc nhắn tin thông thường. Nói cách khác, viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên trong một câu và danh từ riêng.

11. Xem xét giọng văn trong email 

Thật khó để có được giọng văn phù hợp qua email. Nghiên cứu cho thấy mọi người đánh giá quá cao rằng việc thường xuyên nhận email sẽ xác định đúng giọng điệu của họ là châm biếm hoặc nghiêm túc.

Mặc dù họ tin rằng người nhận sẽ hiểu đúng 80%, nhưng thực tế lại gần với 56% .

Điều đó có nghĩa là một nửa số email của bạn sẽ bị hiểu sai? Không. Nhưng điều đó có nghĩa là bạn nên suy nghĩ cẩn thận về những từ bạn đang sử dụng và cách người khác đọc chúng.

Đầu tiên, tránh các cụm từ phủ định. Chúng có thể khiến bạn có vẻ lo lắng, khó chịu hoặc lo lắng hơn.

Ví dụ: Sai lầm, vấn đề, thất bại, chậm trễ, vấn đề, khủng hoảng, rắc rối, không may, hậu quả

Thứ hai, đừng châm biếm. Có khả năng người nhận sẽ không nhận được trò đùa – và bạn sẽ có vẻ như là một kẻ ngốc.

Thứ ba, cắt bỏ tính từ. Chúng có thể khiến bạn nghe có vẻ quá xúc động – chúng ta cần bình tĩnh và chuyên nghiệp.

Ví dụ: Rất, thực sự, cực kỳ, rất cao, nghiêm túc, nghiêm túc, sâu sắc

Thứ tư, bắt chước người nhận. Theo sự dẫn dắt của họ đảm bảo bạn sẽ không vô tình xúc phạm họ. 

Thứ năm, khi nghi ngờ, hãy nhấc điện thoại lên. Bất cứ khi nào bạn có một cuộc trò chuyện đầy tiềm năng, bạn luôn luôn nên gọi điện, Skype hoặc gặp mặt trực tiếp với người đó.

12. Luôn sử dụng phông chữ và định dạng chuẩn

Bạn muốn làm đau mắt người nhận? Sử dụng phông chữ lập dị, màu sắc vui nhộn và định dạng khác thường.

Đúng vậy, email của bạn sẽ được ghi nhớ hơn, nhưng bạn sẽ trông giống như bạn hoàn toàn mất liên lạc với các chuẩn mực giao tiếp.

Luôn sử dụng phông chữ chuẩn. Không bao giờ sử dụng một màu bên cạnh màu đen. Bám sát kích thước phông chữ tiêu chuẩn. Không in đậm hoặc in nghiêng nhiều hơn một từ (hoặc chuỗi từ) trong một email.

13. Rút ngắn URL của bạn

Dán toàn bộ URL vào email sẽ chiếm không gian quý báu và trông lộn xộn. Thay vào đó, hãy tạo hyperlink hoặc chèn một URL rút ngắn.

14. Chỉ ra tệp đính kèm

Chỉ ra rằng bạn đã bao gồm một tệp đính kèm để người nhận của bạn không bỏ qua nó.

Và hãy chắc chắn rằng bạn đang đính kèm lại các tệp khi thêm người khác vào chuỗi email, nếu không họ sẽ không thể nhìn thấy chúng. (Hoặc bạn có thể chỉ cần chuyển tiếp cho họ.)

15. Hoàn thiện chữ ký email 

Một chữ ký email xấu thực sự ảnh hưởng lên các mối quan hệ của bạn. Ngay cả khi bạn viết thông điệp hùng hồn, thuyết phục nhất trên thế giới, một chữ ký được thiết kế kém sẽ khiến bạn trông giống như một kẻ nghiệp dư.

Hãy ghi nhớ “less is more”, chữ ký nên được thiết kế nhỏ, đơn giản và hạn chế. Bây giờ không phải là lúc để bao gồm trích dẫn truyền cảm hứng yêu thích của bạn, headshot, hoặc mọi cách có thể để kết nối. Bám sát tên, chức danh công việc, URL LinkedIn và/hoặc trang web của công ty và số điện thoại.

16. Điền vào các trường trong email đúng cách

To: trường này là đơn giản. Thêm địa chỉ email của người bạn đang muốn liên hệ.

Cc: Nếu bạn muốn đưa người khác vào tin nhắn Cc họ. Về cơ bản, bạn đang nói, “Hey Hey, đọc nó đi, nhưng không cần phải trả lời”.

Việc buộc ai đó là cần thiết khi có thông tin liên quan trong email hoặc bạn đang kết nối họ với người nhận thực tế.

Bcc: Bcc cũng sao chép liên hệ của bạn vào email, nhưng không ai ngoài nguời nhận được nó. 

17. Sử dụng Bcc một cách thích hợp

Để ẩn địa chỉ email. Bcc có thể được sử dụng để bảo vệ email của ai đó khỏi bị lộ với người khác. Ví dụ: nếu bạn gửi email cho một nhóm người về một sự kiện sắp tới, bạn có thể chọn Bcc tất cả các email để bạn không hiển thị email mà không được phép.

18. Sử dụng “Reply all” một cách tiết kiệm

Trả lời: Khi bạn nhấp vào “Trả lời”, bạn trả lời trực tiếp cho người gửi email cho bạn lần cuối. 

Trả lời tất cả: Khi bạn chọn “Trả lời tất cả”, bạn gửi email lại cho tất cả những người thuộc trường “To” hoặc “Cc”. Lợi ích của “Reply all” là cho những người ai đang theo dõi biết một vấn đề nhất định đã được giải quyết. Nó cũng hữu ích khi bạn có thông tin mà mọi người quan tâm.

Khi đắn đo, mặc định là “Trả lời.” Bạn không muốn trở thành người khó chịu mà mọi người đang bí mật trợn tròn mắt.

19. Suy nghĩ trước khi chuyển tiếp

Có một vài gợi ý quan trọng cần ghi nhớ về quy tắc chuyển tiếp email thích hợp:

  • Nếu một người đang gửi cho bạn thông tin riêng tư hoặc nhạy cảm, hãy hết sức thận trọng trước khi chuyển tiếp.
  • Khi chuyển tiếp một chuỗi email dài, một phép lịch sự phổ biến là tóm tắt những gì đang được thảo luận dưới đây để người nhận biết chính xác những gì bạn muốn từ họ. 
  • Nếu bạn muốn email được chuyển tiếp của bạn để bắt đầu một chuỗi email mới (thay vì là một phần của chuỗi hiện tại của bạn) chỉ cần đưa bình luận của riêng bạn vào dòng chủ đề.

20. Trả lời kịp thời

Tất cả chúng ta đều có hộp thư đến tràn ngập và lịch trình bận rộn, vì vậy không phải lúc nào bạn cũng có thể trả lời email ngay lập tức. Khung giờ phản hồi thích hợp tùy thuộc vào người:

Đồng đội ngay và luôn:

Trả lời trong vòng 12 giờ. Nhóm của bạn dựa vào bạn để làm việc nhanh chóng và hiệu quả; cộng với hầu hết các email là về các vấn đề kịp thời.

Đồng nghiệp chung:

Đối với những người khác mà bạn làm việc cùng, hãy trả lời trong vòng 24 giờ. Nếu không thể giải quyết yêu cầu của họ trong khoảng thời gian đó? Trả lời cho họ biết bạn đã đọc email và sẽ theo dõi theo thời gian X.

21. Gửi tự động phản hồi “không có mặt”

Nếu bạn sẽ không có mặt trong một thời gian dài, một câu trả lời tự động có thể cho phép bất cứ ai liên hệ với bạn biết rằng bạn sẽ không thể trả lời tin nhắn của họ cho đến khi ngày bạn sẽ quay lại làm việc.

22. Theo dõi email mở và tỷ lệ nhấp

Thay vì gửi tin nhắn hỏi rằng bạn nhận được email chưa?, sử dụng một công cụ theo dõi email. Bạn sẽ biết chính xác thời điểm người nhận mở nó.

Nếu như email là kênh giao tiếp chính thức giữa bạn và mọi người, hãy lưu ý những điều trên và sử dụng cẩn trọng để tạo sự chuyên nghiệp cho cả bản thân và công ty nhé.

Đội ngũ TriggerM sưu tầm và biên soạn.

huuduc

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

ĐĂNG KÝ NHẬN TIN TỪ MAUTICVIETNAM
Nhận ngay các quyết xây dựng Marketing Automation với Mautic